Écrit par Reporter d’Espoir

Terminées les impressions de dossiers de plusieurs centaines de pages, oubliés les courriers envoyés par dizaines chaque jour. Depuis septembre 2008, élus et personnels de la communauté des 22 communes de l’Autunois (Bourgogne / France) se passent de papier. Une initiative rendue possible par l’installation d’un réseau intranet/internet auquel sont connectées les 22 mairies membres de l’agglomération. Grâce à la dématérialisation de sa communication interne, la collectivité a déjà diminué de 80 % ses copies. 

 

Imprimés administratifs, formulaires, enveloppes… Avec 427 500 tonnes de papier utilisées rien qu’en 2007, le secteur public apparaît comme le plus gros consommateur de papier du tertiaire (source : étude Sereho 2008 sur les gisements de papiers graphiques pour le compte de l’Ademe).

Or, pour obtenir une tonne de pulpe de papier, il faut couper plus de quatre tonnes de bois ! Cette déforestation est à elle seule responsable de 25 % de l’émission des gaz à effets de serre dans le monde (source : rapport de l’OCDE «OECD Environmental outlook to 2030»).

Un constat qui a incité la communauté de communes de l’Autunois (CCA) à remplacer le papier par Internet pour sa communication interne. Triple objectif affiché : préserver l’environnement, faire des économies (en 2008,  la CCA a dépensé 10 500 € rien que pour l’affranchissement) et communiquer plus rapidement.

L’idée de supprimer le papier au sein de la communauté de communes de l’Autunois est née d’un petit groupe d’élus révoltés par la surconsommation de papier. En juillet 2007, ils décident de faire appel à une société informatique autunoise, SARL Bonneville, pour mettre en place un réseau intranet/internet couvrant les services des 22 communes de l’agglomération d’Autun, sur une superficie totale de 540 km². Une opération qui a nécessité l’installation d’un serveur équipé d’une suite de logiciels, pour un investissement total de 16 000 €.

Depuis 2008, les fonctionnaires et les élus sont informés en tant réel de l’actualité de la collectivité. Le courrier ne passe plus que par voie électronique. Les modifications de rendez-vous de dernière minute sont directement visibles sur l’agenda mis en ligne. L’annuaire des services et élus est consultable par tous, depuis n’importe quelle connexion Internet, grâce au répertoire commun mis en ligne.

D’autre part, les membres du bureau, à savoir le président, les vice-présidents, les maires des 22 communes et les présidents de commission, n’utilisent plus aucune feuille de papier pour leurs réunions. Des convocations aux comptes-rendus, en passant par les documents compulsés, tout passe par intranet. Dans cette optique, la salle de réunion a même été équipée d’un accès Wifi afin de pouvoir lire sur écran les documents autrefois imprimés. Les élus qui ne disposent pas d’un ordinateur portable peuvent toujours suivre l’ordre du jour projeté au mur.

Dernière innovation en date : la CCA étudie la possibilité de ne plus utiliser de papier pour transmettre les actes adoptés en conseil communautaire à la préfecture, chargée de contrôler leur légalité. Cette dématérialisation devrait être effective en septembre 2009 dès réception du parapheur électronique fourni par «e.bourgogne». Cette plateforme virtuelle qui regroupe tous les services de dématérialisation des procédures administratives des collectivités et citoyens a déjà permis d’économiser plus de 35 tonnes de feuilles, soit l’économie de 640 arbres, depuis son lancement par le conseil régional de Bourgogne en 2004.

Résultats

Six mois après la mise en service du serveur, la CCA estime avoir diminué de 80 % le nombre de copies de documents. Les économies d’argent n’ont pas encore été chiffrées mais la collectivité table sur une diminution des frais de fourniture et d’affranchissement de l’ordre de 30 % et espère ainsi amortir les 16 000 € investis dans le projet d’ici deux à trois ans.

Au printemps 2009, la dématérialisation de la communication interne devrait s’élargir aux conseils intercommunaux qui, cinq à six fois par an, nécessitent l’impression de plus de 110 kg de feuilles ! Si, au départ, la dématérialisation a suscité quelques craintes au sein du personnel technique, ils sont désormais 140 fonctionnaires à se connecter quotidiennement au serveur. Forte de ce succès, l’agglomération d’Autun pense élargir son accès aux services extérieurs, notamment au personnel des 31 écoles de l’agglomération. Plusieurs collectivités, comme la communauté de communes de Saint-Jean-de-Losne (Bourgogne), envisagent de suivre l’exemple.

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